Mandant und Zeitraum wählen
Monat und Bank erkennt SaldoBuddy automatisch — du kannst beides überschreiben.
Öffne 🏦 Kontoauszüge und wähle den Mandanten. Monat und Bank stehen standardmäßig auf automatisch. Prüfe nur, ob Jahr und Zeitraum passen.
- Mandant = die Firma, zu der der Auszug gehört.
- Monat: „automatisch erkennen“ ist der Standard; bei Bedarf manuell wählen.
- Jahr: das Jahr des Kontoauszugs.
- Bank: automatisch (empfohlen). Nur bei falscher Erkennung manuell umstellen.
Kontoauszüge hochladen
Mehrere PDFs auf einmal — pro Auszug eine Datei oder mehrere Monate gebündelt.
Wähle unter Kontoauszüge (PDF) eine oder mehrere Dateien aus und klicke auf 🚀 Verarbeiten. SaldoBuddy erkennt die Bank und die Buchungszeilen automatisch.
- Mehrere PDFs gleichzeitig sind möglich.
- Digitale Auszüge und Scans werden unterstützt.
- Bei Mandanten-Uploads erscheint ein Hinweis auf wartende Auszüge in der Inbox.
Verarbeitung abwarten
Die Buchungszeilen erscheinen, sobald die erste Datei fertig ist.
Nach dem Start siehst du „Verarbeite 1/2 Dateien“. SaldoBuddy liest den Auszug, erkennt die Zeilen und prüft den Saldo. Warte, bis die Verarbeitung abgeschlossen ist.
- Die Tabelle füllt sich bereits während der Verarbeitung.
- Warte auf das Ende der Dateien, bevor du exportierst.
- Schließe die Seite nicht, solange der Status läuft.
Tabelle prüfen und bearbeiten
Jede Buchungszeile ist editierbar — und der Saldo wird direkt mitgeprüft.
Prüfe den Saldo-Badge oben und die Zeilen darunter: Buchungstag, Verwendungszweck und Betrag. Alles ist direkt editierbar.
- Saldo-Badge: ✅ korrekt, ⚠️ fehlerhaft, 🟡 nicht prüfbar, ⚪ unklar.
- Datum: ▲/▼ verschiebt den Tag um ±1.
- Betrag: +/− setzt das Vorzeichen; negative Beträge sind Ausgaben.
- Zeilen: ➕ neue Zeile, × löschen, ⠿ verschieben, Checkbox + „Auswahl löschen“ für mehrere.
- 🔍 öffnet die PDF-Prüfung für genau diese Buchung.
| Feld / Werkzeug | Was du prüfst | Bedeutung |
|---|---|---|
| Saldo-Badge | Wichtig | ✅ korrekt, ⚠️ fehlerhaft (mit Differenz), 🟡 nicht prüfbar, ⚪ unklar. |
| Buchungstag | Wichtig | Datum der Buchung; ▲/▼ verschiebt um einen Tag. |
| Verwendungszweck | Wichtig | Text der Buchung; direkt editierbar. |
| Betrag | Wichtig | Ausgaben negativ, Einnahmen positiv; +/− setzt das Vorzeichen. |
| ➕ / × | Zeilen | Neue Zeile anlegen bzw. Zeile löschen. |
| ⠿ | Sortieren | Zeile per Drag & Drop verschieben. |
| Checkbox | Mehrfach | Mehrere Zeilen markieren und mit „Auswahl löschen“ entfernen. |
| 🔍 | PDF-Prüfung für diese Buchung öffnen. | |
| 📥 CSV | Export | Buchungen exportieren; werden an die Vorerfassung übergeben. |
| 📑 PDFs | PDFs zusammenfügen. |
PDF-Prüfung im Modal
Öffne die Original-PDF zu einer Buchung und übernimm den Text direkt.
Klicke bei einer Zeile auf 🔍. Links siehst du die Original-PDF, rechts die Felder Buchungstag, Verwendungszweck und Betrag.
- Übernehmen: → Buchungstag, → Verwendungszweck oder → Betrag.
- Vorzeichen: + positiv oder − negativ für den Betrag.
- Blättern: ←/→ springt direkt durch die Buchungen (nicht durch Seiten).
- Zeilen: ➕ Buchungszeile hinzufügen, 🗑 Zeile löschen.
Speichern und exportieren
Erst speichern, dann CSV exportieren — so bleiben Tabelle und Vorerfassung synchron.
Klicke auf 💾 Speichern, wenn die Tabelle passt. Danach kannst du die Buchungen als 📥 CSV exportieren. Beim CSV-Export werden die Zeilen an die Vorerfassung übergeben.
- 💾 Speichern übernimmt alle Änderungen.
- 📥 CSV exportiert die Buchungen und übergibt sie an die Vorerfassung.
- 📑 PDFs fügt die Original-PDFs zusammen.
- 🗑 löscht die aktuellen Ergebnisse (mit Bestätigung).
Fertig — der Kontoauszug ist verarbeitet
Die Buchungen stehen im Verlauf und können exportiert werden.
Wenn etwas nicht klappt
Die häufigsten Meldungen und was du tun kannst.
„Bitte Mandant angeben.“
Wähle oben zuerst eine Firma aus. Fehlt sie, lege sie unter 📁 Firmenstammdaten an.
„Keine PDFs ausgewählt.“
Wähle mindestens eine PDF-Datei unter Kontoauszüge (PDF) aus.
„Keine Ergebnisse – automatische Erkennung ohne Daten.“
Prüfe, ob der Auszug lesbar ist. Bei schlechten Scans hilft die 🔍 PDF-Prüfung oder der 📷 Scanner. Bei falscher Bank wähle sie oben manuell und starte erneut.
⚠️ Saldo fehlerhaft.
Prüfe zuerst die Vorzeichen (+/−) und ob eine Zeile fehlt. Der Badge wird nach Korrekturen automatisch neu berechnet.
🟡 Saldo nicht prüfbar.
Der Eröffnungs- oder Schlusssaldo war im Auszug nicht lesbar. Die Zeilen können trotzdem stimmen — prüfe sie kurz und speichere.
Die Bank wurde falsch erkannt.
Wähle oben unter Bank die richtige Bank und starte die Verarbeitung erneut. „Automatisch“ ist nur eine Empfehlung.
Ich kann während der Verarbeitung nicht exportieren.
Warte, bis die Verarbeitung abgeschlossen ist. Danach erscheinen die finalen Buttons.
Gut zu wissen
Die wichtigsten Begriffe rund um Kontoauszüge.
Was bedeutet der Saldo-Badge?
✅ korrekt = Summe passt zum Auszug. ⚠️ fehlerhaft = Differenz vorhanden. 🟡 nicht prüfbar = Eröffnungs-/Schlusssaldo fehlt. ⚪ unklar = keine Prüfung möglich.
Warum sind manche Beträge negativ?
Ausgaben sind negativ, Einnahmen positiv. Mit den +/−-Buttons neben dem Betrag kannst du das Vorzeichen schnell korrigieren.
Kann ich mehrere PDFs gleichzeitig verarbeiten?
Ja. Wähle mehrere Dateien aus; SaldoBuddy arbeitet sie nacheinander ab. Jede Datei kann mehrere Seiten enthalten.
Wie funktioniert die PDF-Prüfung?
Klicke auf 🔍. Links siehst du die PDF, rechts die Buchungsfelder. Mit der linken Maustaste markierst du Text, mit dem Mausrad zoomst du, mit der rechten Maustaste verschiebst du die PDF. ←/→ blättert durch die Buchungen.
Kann ich Zeilen hinzufügen, löschen oder sortieren?
Ja. ➕ legt eine neue Zeile an, × löscht eine Zeile, ⠿ verschiebt sie per Drag & Drop. Mehrere Zeilen markierst du über die Checkbox und löschst sie mit „Auswahl löschen“.
Was macht „📑 PDFs“?
Es fügt die PDFs des Kontoauszugs zu einer Datei zusammen. Die Originale bleiben erhalten.
Wo landen die exportierten Buchungen?
Der 📥 CSV-Export übergibt die Zeilen an die Vorerfassung. Dort kannst du sie weiter prüfen und abgleichen.