Mandant und Einstellungen wählen
Bevor du hochlädst, legst du fest, wohin die Rechnungen gehören.
Öffne 📊 Verarbeitung und wähle den Mandanten. System und SKR werden aus den Firmenstammdaten übernommen. Prüfe außerdem Typ, Weg und Jahr.
- Mandant = die Firma, für die die Rechnungen bestimmt sind.
- Typ: ER = Ausgabe, AR = Einnahme.
- Weg: Bank, Kasse oder Unklar — im Zweifel „Unklar“ lassen.
- Jahr: das Geschäftsjahr, in dem gebucht wird.
PDF-Rechnungen hochladen
Mehrere Dateien auf einmal — jede Datei kann mehrere Seiten enthalten.
Klicke bei PDF-Rechnungen auf das Dateifeld und wähle eine oder mehrere PDFs. Danach startest du die Verarbeitung mit 🚀 Verarbeiten.
- Mehrere PDFs gleichzeitig sind möglich.
- Eine PDF kann mehrere Rechnungen enthalten — SaldoBuddy trennt sie.
- Fotos oder Scans vorher über 📷 Scanner bzw. das Mandanten-Portal vorbereiten.
Verarbeitung abwarten
Die Tabelle füllt sich, sobald die erste Datei fertig ist.
Nach dem Start erscheint der Status „Verarbeite 1/3 Dateien“. SaldoBuddy liest die PDFs, erkennt die Belege und baut die Tabelle auf. Warte, bis die Verarbeitung abgeschlossen ist.
- Die Tabelle erscheint bereits während der Verarbeitung.
- Warte auf „Finalisiere…“ bzw. das Ende der Dateien.
- Schließe die Seite nicht, solange der Status läuft.
Tabelle prüfen und korrigieren
Hier entscheidet sich, ob die Buchungen sauber exportiert werden.
Prüfe die erkannten Zeilen von links nach rechts: Status, Typ, Datum, Buchungstext, RE-Nr, Steuersatz, Brutto, Kategorie und Konten. Jede Zeile ist direkt editierbar.
- 🟢 grün = plausibel, 🟡 gelb = bitte prüfen, 🔴 rot = fehlt oder unsicher.
- 🔍 öffnet die PDF-Prüfung: Bereich markieren, Text übernehmen, Feld zuordnen.
- ✅ Prüfen startet den Tastatur-Modus: + springt zum nächsten gelben/roten Feld.
- 🔴 Nicht erkannt zeigt Seiten, auf denen keine Rechnung erkannt wurde.
- 🔄 Rechnung neu verarbeiten OCRt genau die übersprungene Seite neu (mit KI) und legt daraus eine Buchungszeile an.
| Feld | Was du prüfst | Bedeutung |
|---|---|---|
| Status | Prüfen | ✅ geprüft, gelber Punkt = offen, J = Geschäftsjahr falsch. |
| Typ | Prüfen | ER = Ausgabe, AR = Einnahme. |
| Datum | Wichtig | Belegdatum im richtigen Geschäftsjahr. |
| Buchungstext | Wichtig | Partner bzw. Geschäftsvorfall — Basis für Kategorie und Zuordnung. |
| RE-Nr | Prüfen | Rechnungsnummer; verhindert Doppelbuchungen und hilft beim Wiederfinden. |
| St.Satz / Brutto | Wichtig | Steuersatz und Bruttobetrag müssen zusammenpassen. |
| Kategorie | Prüfen | Bestimmt die Konten. Vorschlag kann aus gelernter Zuordnung oder automatischer Erkennung kommen. |
| Soll / Haben | Prüfen | Kontonummern; werden aus der Kategorie abgeleitet und können überschrieben werden. |
| PDF / 🔍 | Bei Bedarf | Original öffnen oder Text direkt aus der PDF übernehmen. |
PDF-Prüfung im Modal
Bei gelben oder roten Feldern holst du dir den Text direkt aus der Original-PDF.
Klicke in der Tabelle auf 🔍. Links siehst du die Original-PDF, rechts die Felder der Buchung. Du kannst Text markieren, zoomen, die PDF verschieben oder Felder direkt korrigieren.
- Übernehmen: Klicke auf → Datum, → Buchungstext, → RE-Nr oder → Brutto.
- Direkt bearbeiten: Jedes Feld im rechten Bereich ist editierbar; Kategorie und Konten ziehen automatisch nach.
- Ampel: 🟢 plausibel, 🟡 prüfen, 🔴 fehlt/unsicher. Eine Korrektur setzt das Feld sofort auf grün.
- Navigation: ←/→ blättert Seiten, ▲/▼ Buchungen. + springt zum nächsten gelb/roten Feld, Strg+Z macht rückgängig.
Speichern und exportieren
Erst speichern, dann exportieren — so bleibt alles synchron.
Klicke auf 💾 Speichern, wenn die Tabelle passt. Danach kannst du die Buchungen als 📥 CSV exportieren, die PDFs als 📦 ZIP sichern oder unter 📑 PDFs zusammenführen.
- 💾 Speichern übernimmt alle Änderungen in die Tabelle.
- 📥 CSV erzeugt die Exportdatei für die Buchhaltung.
- 📦 ZIP bündelt die PDFs; 📑 PDFs führt Seiten zusammen.
Fertig — die Rechnungen sind verarbeitet
Die Buchungen stehen im Verlauf und können exportiert werden.
Wenn etwas nicht klappt
Die häufigsten Meldungen und was du tun kannst.
„Bitte Mandant angeben.“
Wähle oben zuerst eine Firma aus. Fehlt sie, lege sie unter 📁 Firmenstammdaten an.
„Keine PDFs ausgewählt.“
Wähle mindestens eine PDF-Datei über das Feld PDF-Rechnungen aus.
„Keine Ergebnisse – automatische Erkennung ohne Daten.“
Prüfe, ob die PDF lesbar ist. Bei schlechten Scans hilft die 🔍 PDF-Prüfung oder der 📷 Scanner. Über 🔴 Nicht erkannt siehst du übersprungene Seiten.
Eine Seite wurde nicht erkannt — was jetzt?
Öffne die Seite über 🔴 Nicht erkannt. Dort startest du mit 🔄 Rechnung neu verarbeiten eine neue OCR+KI-Auswertung genau dieser Seite. Alternativ legst du mit ➕ Buchungszeile hinzufügen manuell eine leere Zeile an.
Ein rotes „J“ steht in der Statusspalte.
Das Belegdatum liegt nicht im gewählten Geschäftsjahr. Prüfe das Datum oder ändere oben das Jahr.
Ein Feld ist gelb oder rot.
Gelb = bitte prüfen, rot = fehlt oder ist unsicher. Öffne 🔍 oder korrigiere das Feld direkt. Danach wird es grün.
Ich finde die PDF-Prüfung nicht.
Die 🔍-Lupe steht in der Spalte PDF jeder Zeile. Klicke direkt auf die Lupe, um die Original-PDF und die Felder zu öffnen.
Der markierte Text im Modal ist falsch.
Markiere den Bereich etwas enger oder genauer. Du kannst den erkannten Text auch direkt im Feld korrigieren und erst dann auf → Feld klicken.
Die PDF hängt an der falschen Buchung.
Öffne 📎 PDFs an Zeile anhängen, löse die Seite von der aktuellen Zeile und hänge sie an die richtige Buchung. Das Original-PDF bleibt erhalten.
Ich kann während der Verarbeitung nicht speichern.
Warte, bis die Verarbeitung abgeschlossen ist. Währenddessen kannst du einzelne Felder bearbeiten; die finalen Buttons erscheinen danach.
Gut zu wissen
Die wichtigsten Begriffe rund um die Rechnungsverarbeitung.
Was bedeuten ER und AR?
ER = Ausgabe (Einkauf/Rechnung, die du bezahlst). AR = Einnahme (Rechnung, die du stellst). Die Auswahl steuert die Kontenlogik.
Was bedeuten die Ampelfarben?
🟢 Grün = plausibel und gefunden. 🟡 Gelb = Format okay, aber bitte prüfen. 🔴 Rot = fehlt oder ist unsicher. Eine Korrektur setzt das Feld sofort auf grün.
Mehrere Rechnungen in einer PDF — funktioniert das?
Ja. SaldoBuddy erkennt Rechnungsnummern und trennt Seiten. Gleiche Rechnungsnummer = ein Beleg; unterschiedliche Nummern = mehrere Zeilen.
Woher kommen Kategorie und Konten?
Aus deiner gelernten Zuordnung oder aus einem Vorschlag der automatischen Erkennung. Du kannst beides jederzeit überschreiben; die Konten werden passend zur Kategorie gesetzt.
Was macht „✅ Prüfen“?
Es öffnet die Rechnungen mit gelben oder roten Feldern. Mit + springst du zum nächsten Feld, mit Strg+Z machst du Schritte rückgängig.
Wie übernehme ich Text aus der PDF?
Öffne 🔍, markiere den Bereich mit der Maus und klicke anschließend auf → Datum, → Buchungstext, → RE-Nr oder → Brutto. Der Text wird erst durch diesen Klick übernommen.
Wie bediene ich die PDF im Modal?
Linke Maustaste: gedrückt halten und ziehen, um Text zu markieren. Mausrad: Zoom in/out (alternativ Strg + Pfeil oben/unten). Rechte Maustaste: gedrückt halten und ziehen, um die PDF zu verschieben (alternativ Shift + Pfeiltasten).
Wie hänge ich eine PDF an eine Buchung?
Öffne 📎 PDFs an Zeile anhängen. Wähle dort weitere Seiten aus demselben Upload aus und hänge sie an die Buchung. Über das × an einer Seite nimmst du sie wieder heraus (lösen); das Original bleibt erhalten.
Kann ich im Modal Zeilen hinzufügen oder löschen?
Ja. ➕ Buchungszeile hinzufügen legt eine neue Zeile an, 🗑 Zeile löschen entfernt die aktuelle. Die Navigation bleibt danach an der passenden Stelle.
Wann sollte ich exportieren?
Erst nach dem Speichern. Dann enthält der CSV-Export genau die Werte, die du in der Tabelle geprüft hast.